Was bedeutet archivieren?

Archivieren bezeichnet grundsätzlich die systematische und kontrollierte Aufbewahrung von Dokumenten und Daten. Die Archivierung gilt als elementarer Bestandteil der Büroorganisation und umfasst eine zeitlich uneingeschränkte Erhaltung und Benutzung des Archivguts (auch: Archivale).

Bạn đang xem: Archivieren: bedeutung, definition, beispiele

Was ist ein Archiv?

Ein Archiv ist eine Organisationseinheit oder Institution zur langfristigen Aufbewahrung von Dokumenten. Es dient der Sicherung von wichtigen Informationen und beinhaltet lặng Idealfall ausschließlich Dokumente, die nicht für tägliche Unternehmensprozesse benötigt werden.

Als Archiv kann sowohl der klassische Archivschrank als auch eine Räumlichkeit bzw. Ein Gebäude bezeichnet werden. Dort werden in der Regel Dokumente mit einer bestimmten Aufbewahrungsfrist archiviert.

Was kann ich alles archivieren?

Unternehmen und Institutionen archivieren verschiedenste Arten von Dokumenten. Hierzu zählen unter anderem folgende Unterlagen:

SteuerunterlagenUnterlagen der BuchhaltungVerträgeBestellungenBerichteKorrespondenzenBeglaubigungen und UrkundenDokumentationsunterlagen
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Vom analogen zum digitalen Archivieren

Begriffe wie papierloses Büro und Digital Workplace rücken für Unternehmen immer stärker in den Fokus. Daher gewinnt die Digitalisierung von Dokumenten und somit auch die digitale Dokumentenarchivierung immer mehr an Bedeutung.

Was ist ein digitales Archiv?

Als digitales Archiv (oder Datenarchiv) wird Speicherplatz bezeichnet, auf dem digitale Informationen aufbewahrt werden. Dazu können etwa Akten, Rechnungen, Urkunden und weitere Dokumente zählen. Yên ổn Gegensatz zu analogen Archiven sind bei digitalen Archiven sowohl die Daten als auch der Speicherort elektronischer Natur. Oft sind digitale Archive webbasiert, es lassen sich aber auch lokale Datenträger als elektronisches Archiv nutzen.

Definition: Digitales Archivieren

Digitales Archivieren bezeichnet die elektronische Speicherung von Informationen auf einem digitalen Datenträger. Die Informationen können sowohl rein digital als auch zunächst papierbasiert und nachträglich digitalisiert sein.

Die elektronische Archivierung handels- und steuerrechtlich relevanter Dokumente bildet einen speziellen Fall der digitalen Archivierung und wird als revisionssichere Archivierung bezeichnet.

Arten der digitalen Archivierung

Dokumentenarchivierung

Die Dokumentenarchivierung umfasst digital eingehende und ausgehende Dokumente. Die digitalen Dokumente werden zwar archiviert, werden jedoch zu bestimmten Zeitpunkten von Mitarbeitern benötigt. Der Zugriff erfolgt in der Regel über eine interne Archivierungssoftware im Unternehmen.

Revisionssichere elektronische Datenarchivierung

Die revisionssichere elektronische Datenarchivierung bezeichnet die ordnungsgemäße, sichere Aufbewahrung kaufmännischer Dokumente und erfüllt eine Aufbewahrungsfrist zwischen 6 und 10 Jahren. Sie muss sämtliche Anforderungen nach HGB, AO und GoBD erfüllen.

Elektronische Langzeitarchivierung

Die elektronische Langzeitarchivierung bezeichnet den Einsatzbereich nach Ende der Aufbewahrungsfrist von Dokumenten. Im Regelfall betrifft dies die Aufbewahrung von Dokumenten und Informationen von mindestens 10 Jahren.

Warum digital archivieren?

Die sichere Aufbewahrung und Bereitstellung relevanter Informationen bildet die Arbeitsgrundlage für Unternehmen und Verwaltungen. Yên Zuge der Digitalisierung entstehen immer mehr Daten digital und müssen entsprechend elektronisch und rechtskonform archiviert werden. Durch das Wachstum elektronischer Informationen yên Arbeitsalltag rücken Digitalisierungsstrategien und somit auch die digitale Archivierung immer stärker in den Vordergrund.

Digital Archivieren – Vorteile lặng ÜberblickPlatzeinsparung: Aktenschränke und Papierstapel auf dem Schreibtisch gehören der Vergangenheit an.Skalierbarkeit: Die Archivierungssoftware wächst mit Ihrem Unternehmen mit und ermöglicht die sichere Aufbewahrung großer Dokumenten- und Datenmengen.Kosteneinsparungen: Einsparungen hinsichtlich Mietkosten, Personalkosten und MaterialkostenZeiteinsparungen: Schnelle Dokumentenablage, schnelle Suche, 100% sichere Auffindbarkeit in wenigen SekundenRechtssicherheit: Als Bestandteil eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) erfüllt eine Archivierungssoftware alle Compliance-Anforderungen nach HBG, AO, GoBD und DSGVOÜberblick: Höchste Transparenz über aktuellen Datenbestand durch sinnvolle digitale Akten-Struktur, über den Bearbeitungsstatus sowie über ZugriffsberechtigungenFlexibler Zugriff: Jederzeit und überall Zugriff auf Dokumente – ob Remote Work oder aus dem HomeofficeAutomatisierte Workflows: Schnittstellen zu bestehenden Systemen ermöglichen automatisierte und medienbruchfreie Prozesse wie z.B. Digitale Rechnungsverarbeitung

Verschiedene Dokumente digital archivieren – darauf ist zu achten

Bei der digitalen Archivierung gilt es für KMUs und große Unternehmen, gewisse Anforderungen zu beachten, die sich von Dokument zu Dokument unterscheiden können. Ob digitale Verträge, Belege oder E-Mails – für jedes Dokument gibt je nach Gesetzestext individuelle Archivierungsanforderungen:

Rechnungen digital archivieren

Für elektronische Rechnungen gilt – wie auch für Papierrechnungen – eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen digitale Rechnungen yên Archiv jederzeit zugänglich sein. Die GoBD-konforme Aufbewahrung von Rechnungen richtet sich insbesondere nach §14b UstG. Digital archivierte Rechnungen besitzen eine Verjährungsfrist von 3 Jahren, die stets mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt. Für die Archivierung von Rechnungen per e-mail sowie für Gehaltsabrechnungen gelten spezielle Anforderungen.

Verträge digital archivieren

Ob Kaufvertrag, Arbeitsvertrag, Mietvertrag oder Darlehensvertrag – digital archivierte Verträge können für ein optimales Vertragsmanagement beispielsweise nach Gegenstand, Vertragspartner oder Datum in digitalen Vertragsakten abgelegt werden.

Die jeweilige Aufbewahrungsfrist für digitale Verträge richtet sich nach der Vertragsart. Verträge für die steuerliche Erfassung sind nach §147 als Buchungsbeleg zu behandeln und weisen eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren vor. Alle anderen Vertragsarten werden laut HGB als Geschäftskorrespondenz betrachtet und besitzen eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.

Belege digital archivieren

Ein Beleg ist der schriftliche Nachweis über einen Geschäftsvorfall und dient somit als Oberbegriff für verschiedenste Belegarten. Neben Rechnungen und Verträgen umfasst der Begriff Beleg unter anderem auch Quittungen, Zahlungsbelege, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen.

Die digitale Belegarchivierung nimmt für Unternehmen eine wichtige Rolle ein, domain authority durch sie die Beweiskraft der eigenen Buchhaltung sichergestellt wird. Die meisten Belege weisen eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren auf und dürfen erst nach Ablauf vernichtet werden. In diesem Zusammenhang spielt das ersetzende Scannen eine zentrale Rolle.

E-Mail-Archivierung

Alle steuerrechtlich relevanten E-Mails sind yên ổn Sinne der E-Mail-Archivierungspflicht und somit nach Anforderungen der GoBD, Handelsgesetzbuch (HBG) und Abgabenordnung (AO) zu archivieren und müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum jederzeit einsehbar sein.

Im Kontext der E-Mail-Archivierung ist eine präzise Unterscheidung zwischen archivierungspflichtige und nicht-archivierungspflichtige E-Mails oft schwierig bis unmöglich. Viele Unternehmen setzen daher auf die sogenannte Journalarchivierung, um den Compliance-Anforderungen gerecht zu werden.


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Schritt 1:Dokumentenerfassung und Digitalisierung

Papierdokumente wie Verträge und Rechnungen werden zunächst digitalisiert. Ein Dokumentenmanage-ment-System wie d.velop documents ist jederzeit mit einem Arbeitsplatz- oder Netzwerkscanner verbun-den und startet den Scanvorgang. E-Mails und sonstige digitale Dokumente werden automatisch erfasst und zur weiteren Bearbeitung in das DMS importiert

Schritt 2:Verarbeitung und Datenerfassung

Die zu archivierenden digitalen Dokumente werden klassifiziert und sämtliche relevanten Daten aus den Dokumenten extrahiert. Für eingehende Rechnungen kann beispielsweise Software wie d.velop invoices zur Prüfung und Freigabe lặng Rahmen der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung eingesetzt werden.

Schritt 3:Revisionssichere Archivierung yên digitalen Archiv

Sämtliche Dokumente werden zentral und revisionssicher in digitalen Akten bzw. Per Cloud archiviert. Unter Einhaltung sämtlicher Compliance-Anforderungen können Dokumente mit steuerrechtlicher Relevanz bis Ablauf der Aufbewahrungsfrist rechtssicher yên ổn cloud storage aufbewahrt werden.

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Schritt 4:Zugriff auf Dokumente

Nach der Archivierung lassen sich alle Dokumente jederzeit von Nutzern mit Zugriffsberechtigung recher-chieren und aufrufen. Prozesse wie Bearbeitung, Prüfung, Freigabe und Verteilung sind nun transparent, effizient und automatisiert umsetzbar.

FAQ zum Thema Archivieren


Was versteht man unter Archivieren?

Der Begriff „Archivieren“ umfasst die zeitlich unbegrenzte Aufbewahrung, Nutzung und Erhaltung von Archivgut wie Dokumente und Daten.


Wie kann ich Rechnungen digital archivieren?

Die digitale Archivierung von Rechnungen umfasst eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren sowie eine Verjährungsfrist von 3 Jahren. Rechnungen lassen sich grundsätzlich mithilfe von Archivierungssoftware wie einem Dokumentenmanagement-System (DMS) rechtssicher nach allen GoBD-Anforderungen digital archivieren.


Wo kann ich Dokumente digital archivieren?

Dokumente lassen sich entweder auf Storage-Hardware oder auf einem Cloudspeicher wie d.velop cloud storage archivieren. Auch eine hybride Archivierung ist möglich, indem der cloud storage als Backup für das lokale Storage-System dient.


Ist die digitale Archivierung gesetzlich geregelt?

Die Anforderungen an die digitale Archivierung aufbewahrungspflichtiger Dokumente sind präzise in den GoBD festgehalten. Ebenfalls relevant für die Compliance-konforme Archivierung ist die Abgabenordnung (AO), das Handelsgesetzbuch (HGB) und das Umsatzsteuergesetz (UStG).


Sind Archivierung und Dokumentenmanagement das Gleiche?

Dokumentenmanagement bezeichnet grundsätzlich die Verwaltung von Dokumenten. Archivierung bezieht sich dagegen ausschließlich auf die Aufbewahrung von Dokumenten. Der Prozess der revisionssicheren Archivierung ist häufig ein integraler Bestandteil eines Dokumentenmanagement-Systems, das unter anderem die Einhaltung der Revisionssicherheit bei der Archivierung gewährleistet.

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Akzeptiert das Finanzamt die digitale Archivierung?

Die digitale Archivierung wird vom Finanzamt in der Regel nicht nur akzeptiert, sondern sogar erwünscht. Die Einhaltung strenger Vorgaben nach GoBD unterstützt nicht nur das Unternehmen bei der rechtssicheren Archivierung, sondern erleichtert dem Finanzamt die Prüfung um ein Vielfaches.