Sie kommen aus dem Urlaub zurück und die Aufgaben stapeln sich auf Ihrem Schreibtisch. Daneben haben Sie noch etwa 100 unbeantwortete Mails, das Telefon klingelt ständig und für den späten Nachmittag ist noch ein Meeting angesetzt: Wo anfangen? Priorisierung ist da gefragt, wenn nicht alles lặng Chaos enden soll. Doch das ist häufig leichter gesagt als getan, denn Zeitmanagement fällt nicht jedem gleich leicht. Wie Sie es schaffen können, das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen und Ihrer Aufgaben Herr zu werden…


Autor: Anja RassekAktualisiert: 30.10.2020Bewertung: 4,98· 6104 Stimmen
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Priorisierung: Was bedeutet priorisieren eigentlich?

Priorisierung (englisch = prioritisation, priority setting) bedeutet, dass Sie eine Ordnung der Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit beziehungsweise Bedeutung vornehmen. Zweck einer Priorisierung ist, die für ein bestimmtes Ziel wichtigsten Bestandteile, beispielsweise bestimmte Aufgaben, Projekte oder Produkte herauszufinden und bei der Bearbeitung entsprechend vorzugehen.

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Das gilt übrigens auch für das Gesundheitswesen, in dem ebenfalls anhand von Priorisierung – das Gegenteil wäre Posteriosierung – eine bestimmte Rangfolge der Leistungen vor anderen erstellt wird, aus der abzulesen ist, welche Patientengruppen oder Verfahren oberste Priorität besitzen.

Sie können zwecks Priorisierung nach dem Eisenhower-Prinzip verfahren und in vier Kategorien einteilen, was dringend und was wichtig ist:

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Synonyme zu Priorisierung sind:

AbschätzungBegutachtungBeurteilungBewertungEinstufungGewichtungHierarchierung, HierarchisierungOrdnung

In Zeiten immer stärkerer Vernetzung nimmt die Bedeutung von priorisierten Arbeitsabläufen zu: Zu groß ist die Gefahr, sich über soziale Netzwerke wie Xing, Linkedin, Facebook oder Twitter zu verzetteln. Darunter leidet lặng Endeffekt die Produktivität.

Aber nicht nur die Produktivität leidet darunter: Langfristig zu Ende gedacht, bedeutet das, dass die Erfolge ausbleiben und damit auch Ihr berufliches Vorankommen gefährdet ist.


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Wie Sie einen Anfang finden: Problem erkannt – Problem gebannt?

Es liegt in der menschlichen Natur, dass man sich vor unangenehmen Aufgaben scheut beziehungsweise lieber das erledigt, was einem liegt. Auch haben nicht alle Aufgaben denselben Zeitumfang: Soll ich schnell die Mail an den Kunden beantworten oder doch lieber das Protokoll des Meetings schreiben? Die Mail dauert nur zehn Minuten, das Protokoll sicher länger.

Neben den diversen geschilderten Ablenkungen ist eine weitere Gefahr, dass Sie angesichts des Bergs von Arbeit, der vor Ihnen liegt, „erstarren“: Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen, scheuen sich, Entscheidungen zu treffen, alles verschwimmt.

Das kann auch leicht dann passieren, wenn Sie sich zu viel auf einmal vornehmen und nicht zwischenzeitlich auch kleinere Aufgaben einplanen, die schnell zu erledigen sind. Andererseits sollten Sie sich nicht einreden, dass Sie nur unter Druck arbeiten können:

Wer erst kurz vor der Deadline mit der eigentlichen Aufgabe beginnt, wird nicht nur eher mittelmäßige Arbeit abliefern, sondern steuert bei so einer Vorgehensweise langfristig in den Burnout. Um einen klaren Kopf zu behalten und sich nicht noch zusätzlich unter Druck zu setzen, sollten Sie sich einen ruhigen Moment nehmen, an dem Sie den Stier bei den Hörnern packen.

Wählen Sie dafür am besten den frühen Tagesbeginn – vielleicht nach dem ersten Kaffee, wenn Sie klar sind – oder den Sonntagnachmittag, wenn Sie erholt vom Wochenende sind. Unverzichtbarer Bestandteil der Priorisierung ist das Anfertigen einer To-do-Liste – wie Sie dabei vorgehen, bleibt Ihnen überlassen.

Die einen greifen zu Outlook, die anderen zu Wunderlist, einer phầm mềm fürs điện thoại und die nächsten planen klassisch mit Stift und Papier. Entscheidend ist, dass Sie das Mittel wählen, mit dem Sie am besten arbeiten können, denn nur so können Sie einen Überblick gewinnen.


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